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董事长秘书工作要求与工作流程
作者:newzpp 来源: 阅读次数:10400次 发布日期:2012年9月12日

  董事长秘书的工作用一句话总结就是协助董事长完成一切工作事务,但如何详细划分,董事长秘书有各方面细致的工作,以下是具体的董事长秘书工作要求与工作流程
  
  一、办公室内务
  
  1、办公环境工作要求:明亮整洁,一尘不染,家具摆放整齐,办公桌无文件累积,文件整齐规范,图书排放整齐工作流程:
  
  (1)、每天准时上班。
  
  (2)、开窗通风。
  
  (3)清洁办公室:每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。
  
  (4)清理花木:鲜花每天换水一次,其他花木没有枯叶、杂草。
  
  (5)、为董事长备好茶水(董事长到办公室的同时)。
  
  (6)、每天下班前清理办公桌一次,关闭好门窗、电源等。
  
  (7)、及时清理办公、生活垃圾,不让垃圾在室内过夜。
  
  (8)、每两周吸尘一次。
  
  (9)、每天打扫办公室卧室。
  
  (10)、及时清洗茶具。
  
  2、文件管理工作要求:流程齐全,分类合理,处理及时,管理规范工作流程:
  
  (1)、对所有文件先进行识别,并分类登记,再分别办理。
  
  (2)、外部来文:填写收文处理单,及时送批和传递发放,并留下记录。
  
  (3)、内部来文:作好收文记录并放置在待处理文件夹内,便于董事长看阅。
  
  (4)外来公函、通知及文字资料:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。
  
  (5)、内部通知、报告:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。
  
  (6)、公司各部门(单位)送交董事长签字的,根据送交人的意见给予及时传递办理。
  
  (7)、重要的和紧急的文件,须提醒董事长。
  
  (8)、每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次,并核对登记记录。
  
  (9)、根据文件积累的情况及时进行存档,并作好相应记录,便于查阅。
  
  二、来宾接待工作要求:彬彬有礼,热情接待。(前台接待招聘
  
  工作流程:
  
  (1)、笑脸相迎,茶水相待。
  
  (2)、询问来宾情况:来访目的,有无预约及身份情况等。
  
  (3)、索要名片。
  
  (4)、及时向董事长请示。
  
  (5)、按董事长意见引见,接待(按情况给予续茶水)。
  
  (6)根据客人来访时间及职务等级,征询领导意见后确定是否客餐、宴请。
  
  三、会务服务工作要求:准备充分,安排周全,接待周到,组织完善工作流程:
  
  (1)、会议议程的拟定。
  
  (2)确定与会人员。
  
  (3)、会议通知起草和发送。
  
  (4)会议文件的准备。
  
  (5)、会议场所的确认及会场布置。
  
  (6)、会议签到及记录。
  
  (7)、与会人员的接待工作。
  
  (8)、整理印发会议纪要。
  
  (9)、会议达成事项的督办。
  
  四、文字工作
  
  1、起草董事长参加活动的讲话发言稿。
  
  2、起草董事长署名发表的有关文稿。
  
  3、协助董事长起草工作计划及报告。
  
  五、商旅工作
  
  1、掌握董事长的会谈、会务安排,为董事长接见访客做好预约工作。
  
  2、安排董事长的商务旅行,做好车辆、酒店、机票等预定工作。
  
  3、出差结束后,做好出差总结报告及费用报销工作。
  
  六、完成董事长交代的其它事宜,差崔董事长所需的有关文件报表,协助董事长追踪、差催各单位应办事项。
  
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