前台文员无疑都会与电话经常打交道,甚至有不少业务比较特殊的公司直接就开设了话务员[也就是电话文员] 这个岗位,由此可见电话对文员来说是工作中很重要的一部分:同时也要求文员在接打电话的时候需要有一些专业化的要求!

　　一、能熟练操作总机电话和各种设备的使用方法.尤其是要熟悉各部门的分机号码。如果一个前台文员都不知道公司内部的分机号码,那绝对是一件相当令人难以置信的事情!

　　二、负责电话机的清洁与保养.这一点也不可忽略,因为有很多客户会借用公司的电话,甚至公司的其他高层也会经常使用这部电话.

　　三、负责及时接听日常工作电话和其他电话,一般是在电话响过第二声以后开始接听,这就需要文员不要轻易离开岗位,如果公司的总机电话拨打了很长时间无人接听那是让人很疑惑的事情,同时前台文员面前的这部电话一般是整个公司的 总机 是外部与公司内部联系的唯一线路,擅离职守可能会耽误比较重要的事务,或客户!也会给公司造成不好的影响!

　　四、灵活处理各种无法转接或影响领导正常工作的电话,这就需要文员对公司内部事务相当熟悉才能准确判断.语气要尽量委婉.

　　五、了解公司的正常工作程序,以及正在进行的事务,关注事务的进展,以便能随时应答电话咨询.

　　六、了解公司领导及其他工作人员的活动情况,以便及时处理各种业务和来访电话.

　　七、懂得电话留言方法,重要事件要及时给领导留言,避免耽误任何重要事务!

　　八、懂得电话礼仪,言语委婉,语调平和,态度热情,并且需要具备一定的交际能力与应变能力!

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