公司前台文员,是很重要的岗位之一,如何接听公司来电,如何接待来访人员,前台文员的工作内容具体有哪些呢?以下是详细的资料介绍:
1、总机电话的接听工作是前台文员的主要工作内容之一,也是重点工作内容:电话铃响三声内要接听,这是在时间的控制,公司的总机接听工作,可能会在哪么几秒促成一单生意,同时也会因为哪么几秒而错过了一单生意。接听电话要对对方的目的有一个初步认定,是否是一个重要的通话。在明确对方的目的后,可以进行转拨到相关的办公室,如果是广告类的,推销类的电话就要婉转地拒绝等。
2、在接待工作中:来访客户到来的时候,就应礼貌微笑点头问好:“您好,请问有什么可以帮到你的吗?”,确定对方身份及来访事宜,要进行通报或按公司规程办事,引导来访客到相应的目标地点或静候室中。然后去泡上一杯茶水给来访者,如果是男的,还需要主动准备烟缸。在不定时要看添加茶加水或清理烟缸等。
3、上下班,自身岗位职责的清洁工作:上下班后,要对自己的负责地方进行清洁整理,前台文员负责的清洁地方可能会包括休息室,来访者的静候室,自身的工作位置及公司门前的地方。在接待工作后,更是要对接待地点进行再度的清理工作。
4、接收传真,接到相关的传真信息,要在短时间内送达到相关人员或通知相关人员过来拿传真。
5、负责收发管理报纸、信函与接收快递工作,上班时收到的报纸应分好类别或做好办公室的数量发放,对信函、快递的接收,可以代收或通知接收用户。
6、下班前检查关闭所有电源,巡查一下相关的简单安全,负责关好门窗等。
7、接受上级领导安排的工作。
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